Privacidad de Themis AI

Este documento describe qué datos maneja Themis AI, a dónde van y cuánto tiempo se conservan. Refleja el comportamiento técnico actual del proyecto y no sustituye una política legal adaptada a cada organización o jurisdicción.

Transcripción en la nube

Themis AI transcribe en la nube. Para cada transcripción:

1. Aviso previo. Antes de que el audio salga del equipo, la aplicación muestra un aviso que indica a dónde se envía. El usuario puede desactivar el aviso y volver a activarlo en Ajustes → Privacidad.
2. Preparación local. La aplicación convierte el audio a voz en un solo canal y lo comprime en el equipo. Las grabaciones de más de 50 minutos se dividen en partes que se solapan dos minutos.
3. Subida. El audio se sube directamente a un almacenamiento privado de Nekatek Labs en Google Cloud Storage, en la multirregión de Estados Unidos. Cada subida usa una dirección de un solo uso que solo conoce el equipo que la pidió.
4. Procesamiento. El servidor de Nekatek Labs envía cada parte a ElevenLabs (ElevenLabs Inc., Estados Unidos), que la transcribe con su modelo Scribe y devuelve el texto con marcas de tiempo y hablantes. La cuenta de Nekatek Labs tiene desactivado el uso de datos para entrenar los modelos de ElevenLabs, y el servidor borra la transcripción en ElevenLabs en cuanto la recibe. ElevenLabs puede conservar registros técnicos de cada solicitud según su propia política de privacidad.
5. Borrado. Cuando la aplicación descarga la transcripción, pide al servidor que borre el trabajo: el audio, los resultados intermedios y la transcripción. Si la aplicación se cierra a mitad de camino, un proceso automático borra los trabajos sin actividad durante más de tres horas. Como respaldo, el almacenamiento elimina cualquier archivo con más de un día de antigüedad.

El servidor nunca guarda nombres de archivo, texto transcrito ni contenido de audio fuera de ese ciclo. De cada trabajo conserva solo metadatos: identificador, estado, idioma, tamaño, duración, número de hablantes, fechas y el equipo que lo pidió. Con esos datos mide el tiempo de transcripción consumido cada mes.

Los archivos originales y las transcripciones finales se guardan únicamente en las carpetas que el usuario elige en su equipo.

Registro local de envíos

La aplicación guarda en el equipo un registro de cada audio enviado a la nube (cloud_audit.jsonl, en la carpeta de datos de la aplicación). Cada entrada indica la fecha, el nombre del archivo (sin la carpeta), el tamaño, la duración, el idioma, si se pidió reconocer hablantes, el resultado y si el servidor confirmó el borrado. El registro nunca contiene texto transcrito ni credenciales, y no sale del equipo. Se abre desde Ajustes → Privacidad.

Licencias, pruebas y pagos

Para validar la licencia y medir la cuota, la aplicación se comunica con el servidor de licencias de Nekatek Labs (Firebase, región de São Paulo, Brasil). Ese servidor guarda:

• Una huella del equipo y el nombre del equipo, para las pruebas gratuitas y las activaciones.
• La clave de licencia, el plan, el período y las fechas de vigencia.
• En las compras: nombre, correo electrónico, número de identificación, teléfono y el comprobante de pago que el cliente sube, para emitir la factura y aprobar el pedido.

Estos datos se usan solo para gestionar licencias, facturar y dar soporte.

Análisis con IA

Los resúmenes y el análisis de audiencias son opcionales. Cuando el usuario los usa, el texto de la transcripción (nunca el audio) se envía al proveedor de IA que el propio usuario configura, por ejemplo OpenAI o Anthropic, o a un modelo que el usuario ejecuta en su equipo con Ollama. Antes de activarlos conviene revisar las condiciones de ese proveedor. Themis AI no debe usarse para enviar información reservada a un servicio externo sin autorización de la organización responsable.

Analíticas anónimas

La aplicación envía analíticas anónimas mediante Aptabase para detectar y corregir errores: nombres de eventos, mensajes de error sin nombres de archivo ni contenido, sistema operativo, versión y país aproximado. No incluyen audio, texto transcrito ni datos personales. Se desactivan en Ajustes.

Datos que quedan en el equipo

Las preferencias, los registros técnicos, el registro de envíos, las transcripciones y los resultados de análisis se guardan localmente para que la aplicación funcione.

Información reservada

Las grabaciones judiciales pueden contener información reservada. Antes de transcribirlas, el profesional debe confirmar que su cliente o la organización responsable autorizó el tratamiento en la nube descrito aquí.